Lợi ích khi dùng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động quan trọng mà bất kỳ đơn vị kinh doanh nào cũng cần thực hiện. Nó đảm bảo khả năng lưu thông liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối hàng hóa. Nhờ vậy, việc kinh doanh của công ty, doanh nghiệp cũng trở nên hiệu quả hơn. Vậy lợi ích khi dùng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.

Ưu - nhược điểm khi dùng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa

Quản lý kho, hàng hóa bằng Excel là phương pháp được sử dụng phổ biến hiện nay. Đặc biệt với những hộ kinh doanh lẻ, công ty quy mô nhỏ thì hình thức quản lý này khá tiện dụng. Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm nó cũng tồn tại hạn chế nhất định trong thời buổi kinh tế phát triển như hiện nay.

Ưu điểm khi dùng Excel quản lý hàng hóa

Excel là phần mềm được cài đặt miễn phí trên máy tính. Bởi vậy khi sử dụng, chủ đơn vị kinh doanh sẽ tiết kiệm được tối ưu chi phí đầu tư. Nếu muốn dùng lâu dài, bạn chỉ cần bỏ ra một khoản tiền nhỏ để mua bản quyền từ MS Office.

Bên cạnh đó, với công cụ Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên từng file riêng biệt. Nhờ vậy, chủ cửa hàng, công ty có thể theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa xuất, nhập và tồn kho một cách chính xác nhất.

Các file Excel được cập nhật theo từng bảng, có hàng, cột và các mục rõ ràng. Chỉ với những thao tác đơn giản, nhân viên kế toán hoặc chủ cửa hàng có thể cập nhật đầy đủ được số liệu về hàng hóa. Từ đó, việc thống kê, quản lý cũng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Excel là phần mềm được cài đặt miễn phí trên máy tính

Nhược điểm khi dùng Excel quản lý hàng hóa

Trường hợp đơn vị kinh doanh phải quản lý nhiều số liệu, việc dùng Excel sẽ dễ dẫn đến sai sót. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống mà còn khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

Bên cạnh đó, file Excel thường được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng. Bất kỳ ai cũng có thể xem hoặc sửa đổi dữ liệu thống kê. Hơn nữa, công cụ này không có khả năng ghi nhớ lịch sử. Nếu có sự cố xảy ra, chúng ta rất khó phát hiện, dễ dẫn đến tình trạng thất thoát về lâu dài.

Một trong những hạn chế khi quản lý hàng hóa bằng Excel là khó kết hợp với báo cáo. Nhược điểm lớn nhất của ứng dụng này là không có nhiều tính năng. Khi thao tác nhiều hoạt động cùng lúc, bạn dễ gặp sai sót, nhầm lẫn. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của cửa hàng bạn.

Ngoài ra, Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên hoạt động kiểm kho khá khó khăn và bất tiện. Việc đối chiếu hàng hóa trên bảng tính với ngoài thực tế mất nhiều thời gian, công sức. Thậm chí còn không đạt hiệu quả nếu số lượng quá lớn.

Việc dùng Excel quản lý sẽ dễ sai sót, tốc độ chậm

Hướng dẫn cách quản lý toàn diện kho hàng hóa bằng Excel

Hiện nay vẫn có rất nhiều cửa hàng kinh doanh sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách áp dụng hiệu quả. Vì vậy, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm bạn nên tham khảo các kiến thức cơ bản sau:

Kiến thức, công cụ về Excel

Nếu muốn quản lý, theo dõi kho hàng hóa trên ứng dụng Excel một cách hữu hiệu, chúng ta cần trang bị cho mình các kiến thức cơ bản về công cụ, hàm tính, cách lập bảng… Một số vấn đề nổi bật cần quan tâm như:

• Thao tác xử lý tập tin: tạo mới, lưu, mở, đóng, in, xóa.
• Thao tác trong bảng tính: chèn, xóa cột, đặt tên vùng dữ liệu, sao chép dữ liệu, thiết lập giá trị…
• Thao tác định dạng bảng tính, xử lý in ấn.
• Sử dụng các hàm tính toán: SUM (tính tổng), SUMIF (hàm tính tổng theo một điều kiện cho trước), PRODUCT (hàm nhân), AVERAGE (tính giá trị trung bình), MIN, MAX (lọc giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất), VLOOKUP, HLOOKUP...

Nội dung cần có của file Excel quản lý hàng hóa

Bên cạnh việc nắm bắt, sử dụng thành thạo các công cụ, cách tính hàm, chủ cửa hàng kinh doanh cũng cần xây dựng đầy đủ các nội dung trong file. Như vậy, hàng hóa xuất, nhập, tồn kho mới thể hiện đúng số lượng thực tế. Những nội dung chính phải thể hiện gồm: thời gian, mã hàng hóa, số lượng xuất/nhập/tồn kho, giá vốn/giá bán…

Cách quản lý toàn diện kho hàng hóa bằng Excel không quá khó khăn

Các mẫu quản lý kho bằng Excel thông dụng hiện nay

Bảng Excel cho cửa hàng vật liệu xây dựng

Khi sử dụng mẫu file này, chúng ta sẽ quản lý được các thông tin về doanh nghiệp, danh mục, sổ kho, cùng với đó là số liệu xuất nhập tồn, sổ kho để in và phiếu xuất nhập trong quá trình kinh doanh vật liệu xây dựng.

Bảng Excel cho cửa hàng vật liệu xây dựng

Bảng Excel cho cửa hàng điện máy

Khi sử dụng mẫu file quản lý này, chủ cửa hàng có thể biết được các thông tin về sản phẩm. Bên cạnh đó, bạn sẽ kiểm soát từng kho cụ thể, tình hình xuất kho và nhập kho…

Bảng Excel cho cửa hàng điện máy

Mong rằng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về việc sử dụng Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa. Hình thức quản lý này có ưu, nhược điểm khác nhau. Nếu bạn kinh doanh theo mô hình nhỏ lẻ thì có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu số lượng hàng lớn nên dùng đến các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Ngoài việc đầu tư các phần mềm quản lý bán hàng, bạn cũng cần quan tâm việc setup cửa hàng để thu hút khách hàng và tạo tính chuyên nghiệp cho cửa hàng của mình. HT Mart là đơn vị tư vấn setup siêu thị mini uy tín và chuyên nghiệp. Liên hệ Hotline: 0246.6815.533 hoặc 089.809.8856 để nhận tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chúng tôi.